GESCHÄFTSORDNUNG SCHWARZ WEISS CLUB PFORZHEIM E. V.
Stand: Juli 2015 (auch im pdf-Format verfügbar)
Das Präsidium des SWC gibt sich gemäß §14 der Satzung eine Geschäftsordnung.
Im Folgenden wird aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung nur die männliche Form verwendet. Es sind jedoch stets Personen männlichen und weiblichen Geschlechts gleichermaßen gemeint.
Präambel: Angelegenheiten, die einer Entscheidung des Präsidiums bedürfen, werden vor einer Veröffentlichung im Präsidium besprochen und verabschiedet. Sitzungen sind nicht öffentlich. Über Besprechnungsinhalte ist Stillschweigen zu wahren. Zu veröffentlichende Inhalte und Entscheidungen werden gemäß Satzung beschlossen und gemeinsam vertreten. Die Präsidiumsmitglieder berichten regelmäßig im Präsidium. Sie verpflichten sich wechselseitig zu kollegialer Zusammenarbeit.
§ 1 Aufgaben der Präsidiumsmitglieder
Präsident:
Vertretung des Vereins nach innen und außen. Vorbereitung und Leitung von Präsidiumssitzungen und Mitgliederversammlungen. Festlegung von Vereinszielen und Richtlinien für das Vereinsgeschehen. Planung und Durchführung von Werbemaßnahmen für den Verein. Leitung und Durchführung von Veranstaltungen (Goldstadtpokal etc.). Zuschusswesen. Vorschläge für Ehrungen. Verhandlungsführung nach außen. Verantwortlich für die Internetpräsenz. Öffentlichkeitsarbeit in enger Zusammenarbeit mit dem Pressereferenten. Erstellung und Versand von Rundbriefen und Vereinsmitteilungen. Akquirierung und Pflege von Sponsoren.
1.Vizepräsident:
Vertretung des Präsidenten und kollegiale Mitwirkung bei allen Aufgaben des Präsidenten. Protokollführung bei Präsidiumssitzungen und Mitgliederversammlungen. Führung des Vereinsarchivs gemeinsam mit dem 2. Vizepräsidenten. Chronologische Auflistung aller Vorstandsbeschlüsse. Kontrolle der Durchführung von Präsidiumsbeschlüssen.
2. Vizepräsident:
Vertretung des Präsidenten und kollegiale Mitwirkung bei allen Aufgaben des Präsidenten, des Sportwartes und des Jugendwartes. Auslandsstartmeldungen. Ergebnisstatistik. Führung des Vereinsarchivs gemeinsam mit dem 1. Vizepräsidenten.
Sportwart:
Vertretung des Präsidenten. Verantwortung für alle sportlichen Aktivitäten im Verein. Erstellung des Trainingsplanes (Hallenbelegung) für alle Gruppen in Zusammenarbeit mit dem TBW. Lizensmarkenbestellungen. Neubestellungen und Umschreibungen von ID-Karten. Turnierstartmeldungen. Planung und Kontrolle von Trainer- und Übungsleitereinsätzen. Genehmigung der Abrechnungen. Mitorganisation des Goldstadtpokals. Durchführung von Trainer- und Übungsleiterbesprechungen. Schautanzverteilung an die Paare. Erstellung der Punkte-Liste für die Erfolgsprämien aller Turnierpaare. Akquirierung und Pflege von Sponsoren. Öffentlichkeitsarbeit in enger Zusammenarbeit mit dem Pressereferenten. Jährliche Einberufung, Leitung und Protokollführung der Kreisversammlung für Turnierpaare und Lizenzmarken-Inhaber (WR/TL/ÜL). Zeitnahe Mail-info über Veränderungen der Sportpaare an alle Präsidiumsmitglieder.
Schatzmeister:
Vertretung des Präsidenten. Führung der Vereinskonten. Buchführung. Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Rechnungsstellung. Erledigung der steuerpflichtigen Vorgänge. Versicherungswesen. Erstellung des Finanzplanes, Abrechnung von Veranstaltungen. Spendenwesen. Abrechnungen mit dem Alpenverein. Abrechnung von Übungsleiterzuschüssen mit dem Badischen Sportbund. Im Januar jeden Jahres Mitgliederbestandsmeldung an DTV und Bad. Sportbund.
Jugendwart:
Vertretung des Sportwartes. Verantwortlich für Jugendarbeit im sportlichen und geselligen Jugendbereich. Kontaktpflege mit den Eltern. Terminplan für Jugendveranstaltungen. Abstimmung der Trainer-, Übungsleiter- und Hallenpläne mit dem Sportwart. Zusammenarbeit mit den Jugendverbänden u a. DSB, BSB, DTV, TBW. Jährliche Einberufung, Leitung und Protokollführung der Jugendvollversammlung. Öffentlichkeitsarbeit in enger Zusammenarbeit mit dem Pressereferenten. Einberufung und Betreuung des Elternbeirates. Zeitnahe Mail-info über Veränderungen der Jugendpaare an alle Präsidiumsmitglieder.
Technischer Leiter LLZ:
Gebäude- und Sporthallenunterhaltung. Beschaffung und Unterhaltung von Musikgeräten und Lautsprechern. Verantwortlich für Betrieb und Wartung unseres Tanzsportzentrums incl. der Außenanlagen. Ansprechpartner des Hausmeisters. Verwaltung der Einlass-Chips.
Sprecher des Turnierkreises:
Vertretung der Interessen der Turnierpaare in der Mitgliederversammlung und im Präsidium. Enge Zusammenarbeit mit dem Sport- und Jugendwart.
Sprecher der Gesellschaftskreise:
Vertretung der Interessen von Paaren der Gesellschaftskreise in der Mitgliederversammlung und im Präsidium. Einberufung, Leitung und Protokollführung der jährlichen Gesellschaftskreisversammlung. Aktivierung des Freizeit- und Breitensports ( DTSA ). Vorbereitung von Freizeitveranstaltungen. Mitgliederverwaltung. Erstellung von Mitgliederstatistiken. Versendung von Begrüßungsschreiben und Beitragsrechnungen (Kopie an Schatzmeister). Führung der Adressenkartei. Führung der Ehrungsliste. Statistik von Präsidiumsmitgliedern. Einzug der Mitgliedsbeiträge und Mahnwesen.
Pressereferent:
Selbständige und eigenverantwortliche Erledigung aller Aktivitäten der Öffentlichkeitsarbeit in enger Zusammenarbeit mit dem Präsidenten, den Vizepräsidenten, dem Sportwart oder dem Jugendwart. Erstellung von Presseberichten und Weiterleitung an die Zeitungen. Beschaffen von Fotos. Gesprächspartner für Redakteure der Presse, des Rundfunks und Fernsehens. Führung der Vereinschronik ab 1999 nach Muster im Heft 60 Jahre Schwarz Weiss Club. Pflege des Presseboards im LLZ.
Beisitzer:
Kollegiale Mitarbeit bei den Aufgaben aller Präsidiumsmitglieder. Flexible Aufgaben nach Beschluss des Präsidiums.
§ 2 Umfang der Vertretungsmacht
Vertretungsberechtigt im Sinne § 26 BGB ist der geschäftsführende Vorstand, bestehend aus dem Präsidenten, den beiden Vizepräsidenten, dem Sportwart und dem Schatzmeister, jeder für sich allein.
Bankvollmacht für alle Clubkonten haben der Präsident, der 1. Vizepräsident und der Schatzmeister.
§ 3 Beiträge
Die Beiträge ergeben sich aus Anhang 1.
Sie werden durch die Mitgliederversammlung festgelegt.
Stichtag ist jeweils der 1.01. des Rechnungsjahres.
§ 4 Aufnahmeverfahren von Mitgliedern (§ 5 der Satzung)
Der Beitritt zum Verein muss schriftlich erklärt werden. Bei Minderjährigen ist das schriftliche Einverständnis sowie die ausdrückliche Zahlungsverpflichtung eines Erziehungsberechtigten erforderlich.
§ 5 Finanzordnung
Der Schatzmeister erstellt zu Beginn eines jeden Jahres einen vorläufigen Finanzplan für das laufende Jahr, der im Präsidium beraten und verabschiedet wird. Alle Zahlungen erfolgen ausschließlich durch den Schatzmeister. Nur in Ausnahmefällen erfolgen Zahlungen durch den Präsidenten oder 1. Vizepräsidenten.
5.1 Sonstige Kosten:
Für Telefon, E-Mail etc. werden pauschal pro Monat erstattet: € 20,00
Es rechnen pauschal ab: Präsident, Sportwart/Geschäftsstelle, Schatzmeister, Technischer Leiter LLZ.
Reisekosten und Eintrittskarten für Teilnahme an Meisterschaften von Präsidiumsmitgliedern werden auf Antrag erstattet. Den Umfang setzt das Präsidium fest.
5.2 Abrechnungszeitraum:
Abrechnungen der Vorstandsmitglieder, Trainer und Übungsleiter sollen monatlich erfolgen.
5.3 Prüfung und Auszahlung von Trainer- und Übungsleiterhonoraren und Kostenabrechnungen von Präsidiumsmitgliedern
siehe Anhang 2
§ 6 Ehrungsordnung
Ehrennadel in Silber:
- wird verliehen für 25-jährige Vereinszugehörigkeit,
- erhalten Turnierpaare bei besonderen Leistungen,
- erhalten Präsidiumsmitglieder nach 10jähriger Vorstandsarbeit.
- Ehrennadel in Gold:wird verliehen für 50-jährige Vereinszugehörigkeit,
- erhalten Turnierpaare, die bei Welt- und Europameisterschaften das Finale erreicht haben,
- erhalten Präsidiumsmitglieder nach 25jähriger Vorstandsarbeit,
- erhalten Mitglieder für außergewöhnliche Leistungen für den Verein.
- Ehrenmitgliedschaft:wird verliehen für 60jährige Vereinszugehörigkeit.
Anhang 1
Beiträge und Beendigung der Mitgliedschaft:
Lt. Beschluss der Mitgliederversammlung sind folgende Beiträge ab 01.01.2016 festgesetzt:
Fördernde Mitglieder
jährlich € 68,00
Mitglieder des Gesellschafts- oder Turnierkreises (ab 22 Jahre)
jährlich € 220,00
monatlich € 22,00
Jugendliche und Kinder bis zum vollendeten 21. Lebensjahr, Auszubildende,
Schüler und Studierende bis zum vollendeten 25. Lebensjahr
jährlich € 165,00
monatlich € 16,50
Sind beide Elternteile als Vollzahler im Verein, bezahlen die angehörigen Kinder und Jugendlichen bis 21 Jahre den halben Beitrag.
Die Jahresbeiträge sind in einer Summe bis zum 28.Februar eines jeden Kalenderjahres fällig. Die Monatsbeiträge sind am Anfang jeden Monats fällig.
Anhang 2
Prüfung und Auszahlung von Trainer- und Übungsleiterhonoraren und Kostenabrechnungen von Präsidiumsmitgliedern
Alle Abrechnungen gehen per E-Mail an den Sportwart. DerSportwart leitet sie mit Genehmigungsvermerk an den Schatzmeister zur Auszahlung weiter. Kostenabrechnungen des Schatzmeisters müssen außer der eigenen noch 1 Unterschrift der vertretungsberechtigten Präsidiumsmitglieder enthalten.
Paare/Ehepaare dürfen nicht gegenseitig unterschreiben.
Alle Rechnungen und Abrechnungen sollen monatlich erstellt werden.
–E N D E —
